Hlavním úkolem mobilní aplikace tak bylo získat přehled o reálných nákladech za dopravu na misích v reálném čase. Definovat KPIs pro flotilu vozidel, vyhodnocovat výsledky a následně zajišťovat dopravu v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace pak zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické. „Dlouhá léta jsme neměli efektivní nástroj na analýzu využívání vozového parku a souvisejících nákladů. Dnes se můžeme z libovolného kouta světa podívat na detailní využití osobní i nákladní dopravy v zemích, kde pracujeme. Vidíme statistiky jednotlivých vozů i řidičů, množství ujetých kilometrů, spotřebu paliva i množství dalších indikátorů. Řidiči i manažeři logistiky jsou nadšení z jednotného, přehledného a moderního systému a my se konečně můžeme zaměřit na řešení důležitějších problémů, než je luštění nečitelného rukopisu z papírové knihy jízd,“ říká David Mastný z centrálního logistického oddělení Člověka v tísni.
Výsledek, na kterém pracoval AUTOCONT, se jmenuje LOGBOOK. Mobilní aplikace, jež dokáže řídit firemní logistické procesy po celém světě, nabízí okamžité online pohledy na všechny probíhající i realizované cesty na všech misích. Audit nad daty probíhá v reálném čase na jednom místě. Logistika zároveň hlídá četnost oprav a pomáhá tak předcházet vznikání případných vícenákladů či podvodů při servisech v různých zemích světa. K dispozici je také podrobný náhled nákladů na zajištění cest – ať už jde o dopravní prostředky, lidi, pohonné hmoty, nutný servis nebo detailní analýzu konkrétních cest.
„Aplikace nabízí dvě základní funkce. Pomocí první z nich uživatelé zadávají podrobnosti o samotné jízdě. Aplikace pomáhá rychle vložit datum a čas ve sjednoceném formátu, počítá celkový počet najetých kilometrů ze zadaných hodnot, nabízí záznam nehod a soukromých jízd. Záznam je také vždy spojen s určitým projektem a elektronicky podepsán, aby byla zajištěna úplná transparentnost využívání finančních prostředků. Druhá funkce zajišťuje evidenci všech plateb souvisejících s provozem vozidel (nájemné, poplatky, opravy, palivo, čištění). Uživatel má tedy ucelený a spolehlivý přehled o jednotlivých výdajích za vozidla včetně možnosti monitoringu údržby,“ popisuje Jakub Kvapil, který se v AUTOCONTu specializuje na projekty na platformě Microsoft Dynamics.
LOGBOOK pracuje off-line a v zařízení nepotřebuje ani SIM kartu. Jednou za určité období je potřeba udělat synchronizaci aplikace s kancelářskou (nebo jinou) Wi-Fi, aby se odeslaly aktuální záznamy do databáze. Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací, a proto s ní na misích je schopen pracovat každý řidič.
Správa jízd a řízení nákladů jsou zajištěny v osvědčeném softwaru Microsoft Dynamics NAV (Navision), který umožňuje správci vozového parku zadávat číselníky, kontrolovat, opravovat a schvalovat každý jednotlivý záznam a spravovat tak údaje o vozovém parku a jízdách. Veškerá data o jízdách jsou opět přenášena do NAV, kde následně procházejí procesem třídění, schvalování, účtování a archivace. Ostatní uživatelé NAV mají také přístup k deníkům jízd pro každé vozidlo flotily, což zvyšuje rychlost toku informací a snižuje administrativu a množství tištěných papírů.
„Nejprve se správná data nastaví v NAV. Pak probíhá synchronizace správných číselníků pro uživatele do mobilu. Uživatel v mobilní aplikaci vyplní „knihu jízd“ a cestující to potvrdí podpisem – stačí přitom třeba i otisk prstu. Data z mobilu se zpět synchronizují do NAV (včetně podpisu), v NAV dojde ke schvalování cest, po schválení se data zaúčtují a dostávají se do BI pro reporting a controlling. Díky tomu jsou klíčové ukazatele výkonnosti vozového parku automaticky počítány a prezentovány v jediném souboru s uživatelsky přívětivou formou bez jakékoli další práce,“ uzavírá Jaroslav Mouka, který se v AUTOCONTu věnuje tématu Business Intelligence.
Člověk v tísni, o.p.s. na organizovaných misích využívá na celém světě pro přepravu lidí a materiálů několik druhů dopravních prostředků. Nad všemi druhy náklady hlídala, monitorovala a vyhodnocovala převážně podle tištěných Excel tabulek. Ty procházely písemným schválením a poté se opět analyzovaly v Excelu. Zpoždění hodnocení a jeho administrativní náročnost nevyhovovaly potřebám auditu ani řízení.
Hlavním cílem projektu bylo získání KPI pro flotilu vozidel na jednotlivých misích, vyhodnocování a následné zajištění dopravy v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace bylo cílem zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické.
