Loading...

Jak funguje
aplikace, která
řídí dopravu
na misích?

Zákazník

Nezisková organizace Člověk v tísni

Odvětví

Logistika

Země

Česká republika, celý svět

Cíle

Získat přehled o reálných nákladech za dopravu na misích v reálném čase. Definovat KPIs pro flotilu vozidel, vyhodnocovat výsledky a následně zajišťovat dopravu v rámci logistického centra v Praze.

Použité technologie

mobilní aplikace LOGBOOK

Neziskovou organizaci Člověk v tísni není třeba dalekosáhle představovat. Už od roku 1992 pomáhá lidem zasaženým válečnými krizemi, přírodními katastrofami, stejně jako těm, kteří žijí dlouhodobě pod hranicí chudoby. Za osmadvacet let své existence se podílela na humanitárních akcích ve více než 50 zemích světa a dnes je jednou z největších a nejrespektovanějších neziskových organizací ve střední Evropě.

Dnes humanitární a rozvojová sekce působí ve dvaceti dvou zemích světa a v patnácti z nich má stálé pobočky. Každoročně realizuje projekty v objemu několika set milionů korun pro stovky tisíc lidí, žijících ve znevýhodněných oblastech světa. Dlouhodobě se zabývá problematikou nedostupnosti kvalitního vzdělání a zdravotní péče či degradací životního prostředí.

Na organizovaných misích využívá na celém světě pro přepravu lidí a materiálu několik druhů dopravních prostředků. Ještě donedávna přitom všechny druhy nákladů hlídala, monitorovala a vyhodnocovala převážně podle tištěných Excel tabulek. Ty procházely písemným schválením a poté se opět analyzovaly v Excelu. Zpoždění hodnocení a jeho administrativní náročnost nevyhovovaly potřebám auditu ani řízení.

Hledání logiky v logistice

Hlavním úkolem mobilní aplikace tak bylo získat přehled o reálných nákladech za dopravu na misích v reálném čase. Definovat KPIs pro flotilu vozidel, vyhodnocovat výsledky a následně zajišťovat dopravu v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace pak zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické. „Dlouhá léta jsme neměli efektivní nástroj na analýzu využívání vozového parku a souvisejících nákladů. Dnes se můžeme z libovolného kouta světa podívat na detailní využití osobní i nákladní dopravy v zemích, kde pracujeme. Vidíme statistiky jednotlivých vozů i řidičů, množství ujetých kilometrů, spotřebu paliva i množství dalších indikátorů. Řidiči i manažeři logistiky jsou nadšení z jednotného, přehledného a moderního systému a my se konečně můžeme zaměřit na řešení důležitějších problémů, než je luštění nečitelného rukopisu z papírové knihy jízd,“ říká David Mastný z centrálního logistického oddělení Člověka v tísni.

Logbook od AUTOCONT

Výsledek, na kterém pracoval AUTOCONT, se jmenuje LOGBOOK. Mobilní aplikace, jež dokáže řídit firemní logistické procesy po celém světě, nabízí okamžité online pohledy na všechny probíhající i realizované cesty na všech misích. Audit nad daty probíhá v reálném čase na jednom místě. Logistika zároveň hlídá četnost oprav a pomáhá tak předcházet vznikání případných vícenákladů či podvodů při servisech v různých zemích světa. K dispozici je také podrobný náhled nákladů na zajištění cest – ať už jde o dopravní prostředky, lidi, pohonné hmoty, nutný servis nebo detailní analýzu konkrétních cest.

„Aplikace nabízí dvě základní funkce. Pomocí první z nich uživatelé zadávají podrobnosti o samotné jízdě. Aplikace pomáhá rychle vložit datum a čas ve sjednoceném formátu, počítá celkový počet najetých kilometrů ze zadaných hodnot, nabízí záznam nehod a soukromých jízd. Záznam je také vždy spojen s určitým projektem a elektronicky podepsán, aby byla zajištěna úplná transparentnost využívání finančních prostředků. Druhá funkce zajišťuje evidenci všech plateb souvisejících s provozem vozidel (nájemné, poplatky, opravy, palivo, čištění). Uživatel má tedy ucelený a spolehlivý přehled o jednotlivých výdajích za vozidla včetně možnosti monitoringu údržby,“ popisuje Jakub Kvapil, který se v AUTOCONTu specializuje na projekty na platformě Microsoft Dynamics.

On-line výsledky i off-line

LOGBOOK pracuje off-line a v zařízení nepotřebuje ani SIM kartu. Jednou za určité období je potřeba udělat synchronizaci aplikace s kancelářskou (nebo jinou) Wi-Fi, aby se odeslaly aktuální záznamy do databáze. Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací, a proto s ní na misích je schopen pracovat každý řidič.

Správa jízd a řízení nákladů jsou zajištěny v osvědčeném softwaru Microsoft Dynamics NAV (Navision), který umožňuje správci vozového parku zadávat číselníky, kontrolovat, opravovat a schvalovat každý jednotlivý záznam a spravovat tak údaje o vozovém parku a jízdách. Veškerá data o jízdách jsou opět přenášena do NAV, kde následně procházejí procesem třídění, schvalování, účtování a archivace. Ostatní uživatelé NAV mají také přístup k deníkům jízd pro každé vozidlo flotily, což zvyšuje rychlost toku informací a snižuje administrativu a množství tištěných papírů.

„Nejprve se správná data nastaví v NAV. Pak probíhá synchronizace správných číselníků pro uživatele do mobilu. Uživatel v mobilní aplikaci vyplní „knihu jízd“ a cestující to potvrdí podpisem – stačí přitom třeba i otisk prstu. Data z mobilu se zpět synchronizují do NAV (včetně podpisu), v NAV dojde ke schvalování cest, po schválení se data zaúčtují a dostávají se do BI pro reporting a controlling. Díky tomu jsou klíčové ukazatele výkonnosti vozového parku automaticky počítány a prezentovány v jediném souboru s uživatelsky přívětivou formou bez jakékoli další práce,“ uzavírá Jaroslav Mouka, který se v AUTOCONTu věnuje tématu Business Intelligence.

„Dnes se můžeme z libovolného kouta světa podívat na detailní využití osobní i nákladní dopravy v zemích, kde pracujeme.“

David Mastný
Centrální logistické oddělení Člověka v tísni

Výchozí situace

Člověk v tísni, o.p.s. na organizovaných misích využívá na celém světě pro přepravu lidí a materiálů několik druhů dopravních prostředků. Nad všemi druhy náklady hlídala, monitorovala a vyhodnocovala převážně podle tištěných Excel tabulek. Ty procházely písemným schválením a poté se opět analyzovaly v Excelu. Zpoždění hodnocení a jeho administrativní náročnost nevyhovovaly potřebám auditu ani řízení.

Cíle projektu

Hlavním cílem projektu bylo získání KPI pro flotilu vozidel na jednotlivých misích, vyhodnocování a následné zajištění dopravy v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace bylo cílem zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické.