Loading...

Microsoft Teams - cesta k osobní i týmové efektivitě

2. díl

V minulém čísle časopisu ELITA jsme Vám představili celou paletu aplikací a služeb, které Office 365 nabízí. Možná namítnete, že další a další aplikace rozhodně nejsou to, co v každodenní záplavě informací a nástrojů potřebujete. Spíš by se Vám hodilo mít potřebné funkce pro běžnou práci, komunikaci a spolupráci na jednom místě. Snížit počet zbytečných e-mailů, různých míst pro sdílení souborů a roztříštěných zdrojů informací. A právě k tomu slouží aplikace Microsoft Teams, ve které najdete pohromadě vše, co jste dříve museli hledat na různých místech.

Vše máte po ruce v jedné aplikaci

Představte si projekt či zakázku, na které spolupracujete s dalšími kolegy z Vaší firmy nebo od zákazníka. Jste tým a jako takový máte v Microsoft Teams svůj sdílený prostor pro spolupráci, jedinečný pro Váš projekt. Vaše společné místo, kde vedete komunikaci s kolegy formou chatu. Každý předmět má své samostatné vlákno, aby se nepomíchaly. To ušetří opravdu hodně e-mailů. V týmu také sdílíte soubory, například dokumenty či tabulky. Můžete o nich konverzovat, ale hlavně nad nimi souběžně spolupracovat. Už si nemusíte předávat e-mailem štafetu, kdy kdo co upraví. Více členů týmu zkrátka současně edituje či prohlíží stejný soubor a ostatní ihned vidí jeho změny. Každá změna se poté hned automaticky uloží, na pozadí vznikají verze souboru. Je tedy možné kdykoli se vrátit zpět. Jako tým však potřebujete sdílet další nástroje a informace. Například Planner pro evidenci projektových úkolů, poznámky ve OneNote, webové aplikace nebo reporty PowerBI. To vše, dále také rozpracované soubory a třeba libovolnou webovou stránku, si můžete do týmu v Microsoft Teams připnout jako další záložku a mít s kolegy vždy po ruce. A pokud v týmu řešíte více samostatných témat či částí projektu, pak si pro každou vytvoříte samostatný kanál, a tím jejich konverzace, soubory a další obsah oddělíte do samostatných prostorů. Ale stále v jednom a tom samém týmu.

Schůzky a porady řešte on-line

Potřebujete se s týmem nebo kýmkoli mimo něj občas poradit nebo něco probrat, ale chat je příliš zdlouhavý? Tak si zavolejte, nebo naplánujte on-line schůzku. Opět přímo v Microsoft Teams můžete s kolegy komunikovat prostřednictvím audio a videohovorů, během kterých snadno nasdílíte obrazovku počítače nebo tabuli pro kreslení. To vše nejen z počítače v kanceláři, ale odkudkoli, také z mobilu nebo tabletu.

Opravdu se najednou všechno zlepší?

Připadá Vám Microsoft Teams jako ideální řešení, které okamžitě zvýší efektivitu práce, usnadní komunikaci, učiní všechny flexibilnějšími a ještě zvýší míru zabezpečení informací? Praxe ukazuje, že ne vždy tento ideální scénář nastane. Respektive, nenastane automaticky, ale jakmile uživatelům zpřístupníme nástroje a vysvětlíme jim základní ovládání (které je navíc velmi jednoduché). Aby z nových aplikací vytěžili očekávané přínosy, musí změnit svůj vlastní způsob práce a komunikace. Změnit léty zažité postupy, i tak běžné, jako posílání příloh e-mailem, přispívání do rozvětvených e-mailových vláken nebo třeba verzování souborů připisováním čísla do názvu. To je mnohdy náročnější, než by se zdálo. Je potřeba naučit uživatele řešit jejich pracovní scénáře v Office 365 efektivně. Jde o proces řízeného osvojení, tzv. „adopce“. Součástí tohoto procesu je také nastavení pravidel, jak spolupracovat a komunikovat, jak zakládat a řídit životní cyklus týmů.

Jak na Office 365 jednoduše a zábavně

Osvojení si nových nástrojů Office 365 uživateli nemusí být náročný a nudný proces. Může jít o vcelku zábavnou aktivitu, kde uživatelé postupně plní zadávané instrukce a přitom se nenucenou formou vzdělávají. Za splněné instrukce dostávají body a vzájemně spolu soutěží, třeba také o zajímavé ceny. Ve společnosti AUTOCONT jsme pro zákazníky připravili adopční kampaň přímo v prostředí Microsoft Teams, během které si uživatelé prakticky vyzkouší typické scénáře fungování v prostředí Office 365. Celou dobu se přitom pohybují a komunikují v prostředí Microsoft Teams a používají další Office 365 aplikace a služby, takže získají svou vlastní zkušenost a představu o jejich možném využití. Oproti tradičním školením účast v kampani není náročná na organizaci, účastníci se mohou úkolům věnovat kdykoli jim to vyhovuje. Ani několikadenní výpadek z důvodu pracovní cesty či dovolené není na překážku. A to nejlepší je, že vždy mají možnost se zeptat nebo se poradit s průvodcem, který s nimi celou dobu komunikuje.

Zrychlete firemní komunikaci a spolupráci

Office 365 podporuje rychlou firemní komunikaci. Konkurence je stále více a rychlost také může pomoci se s ní vypořádat. Office 365 umožní, aby firmou nekolovalo více verzí stejných dokumentů, které zaměstnancům ubírají čas a někdy také vytvářejí chyby, může zrychlit například přípravu nabídek a smluv. Firemní dokumenty budete mít kdykoli po ruce a vždy najdete, co hledáte. Zásadně zrychlíte reakci na požadavky zákazníků, díky jednomu místu pro sdílení informací budou vaše týmy produktivnější.

V rámci Office 365 existuje celá řada aplikací, které efektivitě a rychlosti firemní práce významně pomáhají. Outlook se stal přirozeným „řídícím pultem“ pro komunikaci produktivního zaměstnance, který musí být dostupný kdekoli a kdykoli. OneDrive je zase elegantním pomocníkem pro sdílení firemních dokumentů a informací a spolupráci nad nimi. Pomocí nástrojů To-Do či Planner lze skvěle plánovat a řešit osobní či týmové úkoly. Aplikace Teams zefektivňuje nástroje Office 365 pro komunikaci a spolupráci v týmu povyšuje na další úroveň. Přináší produktivitu pro zaměstnance, kteří potřebují spolupracovat jak v „desktop“ prostředí kanceláře, tak v „terénu“ s využitím mobilních zařízení. Jedná se o opravdové centrum týmové práce, komplexní řešení pro chat a online schůzky. Hostuje audio konference, videokonference nebo webové konference, chatovat je možné s kýmkoli uvnitř firmy i mimo ní. Je dokonale propojena s oblíbenými aplikacemi, jako jsou Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Power BI a další.

Je toho opravdu hodně, co aplikace Teams a v podstatě celé řešení Office 365 zvládne a byla by škoda nepovědět si více o některých aplikacích základních komponent. Proto připravujeme pokračování tohoto článku do příští Elity.

Tomáš Novák
AUTOCONT