Loading...

Vyladěný
intranet

Profil projektu
 
Zákazník:
Letoplast s. r. o.
Země:
Česká republika
Odvětví:
Co-design a engineering, vstřikování plastů, lakování, montáže
Cíle:
Mít všechny dokumenty k dispozici odkudkoliv, přehledně a na jednom místě
Použité technologie:
Microsoft SharePoint, Nintex Workflow

Společnost Letoplast potřebovala vytvořit intranet, který by jí pomohl se správou veškerých dokumentů. AUTOCONT disponuje moduly, díky kterým je příprava takového řešení hračkou. Intranet jako vždy vyladil a tentokrát jej obohatil o aplikaci, která řeší správu reklamací.

Intranet, který umí…

Pro ukládání dokumentů bylo vytvořeno strukturované úložiště, které se dále dělí do dílčích knihoven, u kterých je možné specifikovat typ dokumentu, metadata, oprávnění či organizační struktury. Nad knihovnami dokumentů je nastaveno workflow podle schvalovací matice. V praxi to znamená, že uživatel vloží dokument do knihovny a tím spustí proces schvalování dokumentů. Tento řízený proces schvalování je doplněn o e-mailové notifikace. Veškeré události o aktivitách proběhlých v rámci nastaveného procesu jsou zaznamenávány do historie. Při změně dokumentu a opětovném uložení je dokument nahrán jako nová verze dokumentu, která podléhá novému schválení. Následně je vypublikován finální dokument v hlavní verzi, který je určen k seznámení se ze strany příslušných uživatelů.

…a navíc aplikace pro správu reklamací

V rámci řešení vznikla také aplikace pro správu reklamací. Uživatel má možnost přidávat nové záznamy do seznamu reklamací dle kategorií interní/externí. Zadávání probíhá přímo v prostředí MS SharePoint (lze řešit i vyčítáním e-mailových zpráv a automatickým zakládáním požadavků do SharePoint seznamu). Správce reklamací je pomocí e-mailu informován o novém záznamu. Obdobně je uživatel informován o změně stavu požadavku.

Zkušenosti po roce užívání – redukce administrativy a přehlednost

Za rok od implementace se intranet rozšířil takovým tempem, že doslova prorostl systémem společnosti a dotkl se všech oddělení. Nejen, že se zavedl fungující systém na management dokumentací a naplnily se požadavky nových norem pro automobilový průmysl, ale především došlo ke zvýšení samotné efektivity zaměstnanců, která je velice sledována.Intranet se podařilo synchronizovat s ERP systémem a vznikl tak jednotný fungující systém, který je Letoplast schopen aktualizovat a rozvíjet. Po synchronizaci bylo odstartováno změnové řízení, které zvýšilo přehlednost a přineslo více než 50 % redukci administrativy.

Tak, jak je současný intranet nastaven, odpovídá aktuálním požadavkům moderního podniku. Uživatelé jsou schopni vyhledat v krátkém čase obrovské množství informací, které v danou chvíli potřebují a které jsou jim určeny. Podařilo se předejít přeinformování a zahlcení lidí informacemi, které nepotřebují. Za poslední 2 roky se ve společnosti Letoplast zdvojnásobil počet projektů a administrativa byla naopak zredukována.

Přínosy

  • Dostupnost informací odkudkoliv
  • Redukce administrativy
  • Zvýšení efektivity zaměstnanců
  • Centralizace firemních informací a dokumentů Provázanost s produkty MS Office
  • Verzování dokumentů
  • Řízení přístupu podle uživatelského oprávnění
  • Spolupráce více lidí na jednom dokumentu zároveň
  • Spolupráce skrze týmové a projektové weby
  • Elektronizace a automatizace procesů (Synchronizace s ERP systémem)
  • Sledování historie pracovních postupů
  • Redukce papírové dokumentace
Petr Slouka
Quality Manager
„Společnost AUTOCONT nám vybudovala intranetové řešení, včetně aplikace pro správu reklamací. Cílem bylo mít všechny dokumenty k dispozici odkudkoliv, přehledně a hlavně na jednom místě. To se firmě AUTOCONT podařilo, a proto v ní vidíme spolehlivého partnera, na kterého se vždy znovu rádi obrátíme. Na intranetovém řešení zvlášť oceňuji možnost neustále jej aktualizovat a přizpůsobovat novým podmínkám, včetně doplňování nových nástrojů. S rozvojem intranetu totiž počítáme i do budoucna.“