Loading...

Snížení počtu úložišť aneb Jak udělat pořádek ve velkých datech

Profil projektu
 
Zákazník:
O2 Czech Republic a.s.
Země:
Česká republika
Odvětví:
Telekomunikační služby
Cíle:
Zefektivnění ukládání dat
Použité technologie:
IBM FileNet P8, P8 Document Pipelines, Adobe LiveCycle, Kofax Capture

Vzhledem k obrovskému množství zpracovávaných dat provozovala společnost O2 Czech Republic velké množství úložišť pro SAP a pracovala se dvěma odlišnými systémy pro správu dokumentů. Tento neutěšený stav se rozhodla vyřešit a jelikož se jednalo o nelehký úkol, přizvala si k tomu odborníky ze společnosti AUTOCONT.

Výchozí situace a cíle aneb Příprava na úklid

Obrovské množství ukládaných dat a velké množství úložišť logicky vedlo k velkým nákladům jak na softwarovou, tak i hardwarovou podporu. Náročné bylo také zálohování a zabezpečení dat. O2 s firmou AUTOCONT proto hledali co možná finančně nejefektivnější a přitom dostatečně robustní řešení. Volba padla na systém IBM FileNet P8, který se stal centrálním úložištěm dokumentů a dalších dat. Současně se rozhodlo také o náhradě některých stávajících aplikací, aby mohlo dojít k úsporám na licencích a údržbě. Cíl byl stanoven, prostředek určen a tak se mohlo začít s úklidem.

Migrace dokumentů z mnoha úložišť do jednoho aneb Jak na velký úklid v datech

V rámci migrace bylo potřeba nahradit kromě vlastního úložiště také aplikace navázané na starší systémy. Například LiveLink Archive byl nahrazen úložištěm FileNet P8, což umožnilo integraci systému P8 se systémy SAP v O2. Do P8 je ukládán nový obsah napojený na SAP a byla do něj přemigrována veškerá data, která byla uložena v LiveLinku. Při migraci se zachovala vazba uloženého obsahu na příslušný objekt systému SAP. Současně je po migraci zachována stejná funkčnost práce s dokumenty a archivy v systémech SAP. Zatímco před migrací O2 využívala celkem 43 úložišť, nyní jí pro stejné množství dat stačí 4 úložiště.

Co vše se uklízelo?

V rámci nahrazování LiveLinku byla vyřešena také problematika zobrazování reportů tak, aby bylo možné vizualizovat i velmi dlouhé reporty a možnosti přímého přístupu k dokumentům. Byl vytvořen nástroj P8 Document Pipelines, který zajišťuje dávkové importy. Jedná se o dokumenty skenované, tak o dodavatelské faktury ze všech vstupních kanálů (mail, datová schránka, skeny), dokumenty soudů, vymáhání pohledávek a další. V průběhu importu některých typů dokumentů byla provedena konverze do PDF pomocí Adobe LiveCycle. Nový modul P8 Document Pipelines byl v návazném projektu použit také pro migraci vystavených faktur z jiných legacy úložišť. Migrované dokumenty se nově linkují do SAPu standardním způsobem, zatímco původně byla, pro načítání dokumentů z legacy úložišť, nutná pro každé úložiště vlastní customizace v SAPu. A nejde o žádná malá čísla. Migrace z legacy úložišť představuje téměř půl miliardy dokumentů.

Hromadné skenování papírových dodavatelských faktur bylo převedeno do Kofax Capture. AUTOCONT pomohl také s realizací důvěryhodného úložiště O2 STA pro archivaci elektronických dokumentů opatřených elektronickou značkou a časovým razítkem.

Přínosy

  • Významné snížení počtu úložišť (z původních 43 na 4!)
  • Úspora na používaném hw
  • Významné snížení nákladů na obsluhu a údržbu sw a hw
  • Snížení nákladů na zálohování mnoha systémů
  • Snížení nároků na licenční poplatky
  • Konsolidace a zjednodušení architektury, včetně nároků na zabezpečení informací
  • Vybudování jednotného dlouhodobého úložiště pro elektronicky podepsané dokumenty pro SAP
Ing. Radim Musil
ředitel, IT Services Governance O2 Czech Republic a.s.
„Zvoleným řešením jsme nejen snížili počet úložišť pro archivované dokumenty, ale došlo také k zajímavým úsporám v oblasti licencí, licenčních údržbových poplatků i provozních nákladů.“