Efektivní přenos informací napříč společností s téměř 17 000 zaměstnanci a zlepšení řízení jednotlivých poboček. Před nelehkým úkolem vylepšit interní komunikaci ve společnosti Albert, jejíž síť 300 obchodů se rozkládá po celé České republice, stáli specialisté z firmy Cleverlance.

Z takového počtu zaměstnanců i poboček pramení vysoké nároky na komunikační nástroje v rámci celé organizace. Urgentní potřeba nového kvalitního systému pro interní komunikaci ještě zesílila s příchodem pandemie nemoci covid-19. V nelehké době měl Albert důležitou misi podílet se na zásobování obyvatel za výrazně ztížených podmínek. Nový intranet dokázal zjednodušit a zefektivnit komunikaci zaměstnanců a manažerů i jednotlivých poboček mezi sebou.

Intranet i speciální portál pro manažery prodejen Albert pracují s vlastními daty i externími zdroji. Oba nové systémy tak obsluhují velké množství informací. Proto bylo při jejich tvorbě velmi důležité pečlivě a s důrazem na detail propracovat zejména uživatelské rozhraní. „Nekonzistence provedení a složité ovládání by jinak mohly představovat pro koncové uživatele značné potíže,“ říká Alois Kácovský z jednotky aplikací Microsoft ve společnosti Cleverlance.

Intranet pomáhá sdílet aktuální informace

Nový intranet usnadňuje komunikaci napříč celou společností – všemi prodejnami, centrálou i distribučními centry – a zajišťuje efektivní přenos informací. Snadno použitelné funkce pro tvorbu obsahu umožňují, aby jej do systému namísto technických oddělení zadávali sami jeho autoři, což významně pomáhá udržet informace dlouhodobě aktuální. Platné manuály nebo směrnice zaměstnanci lehce najdou ve strukturovaném úložišti dokumentů, které je obohaceno o řadu metadat a obsahuje i moderní vyhledávací funkce.

Další zajímavou součástí intranetu je interaktivní aplikace, která je napojená na aplikační rozhraní Google Maps a poskytuje pracovníkům základní informace o každé prodejně. V intranetu se nachází i nástroj pro sestavení a publikaci interního newsletteru. Tento nástroj je propojený s portálem jobs.cz, kam se umísťuje aktuální nabídka pracovních příležitostí v celé společnosti.

StoreMan je pravou rukou manažerů

Druhým novým interním systémem ve společnosti Albert je portál určený pro manažery prodejen s názvem StoreMan. Tato platforma slouží zejména k cílené komunikaci směrem k obchodům, distribuci jednorázových i opakujících se úkolů a jednotnému sběru zpětné vazby ohledně jejich naplňování. Manažeři prodejen tak získají dokonalý přehled o plnění zadaných úkolů, na jehož základě mohou rozhodovat o dalším postupu, zadávat nové úkoly a hbitě reagovat na aktuální požadavky.

Systém StoreMan pracovníkům na prodejnách zjednodušuje také přístup k řadě provozních postupů a upozorňuje na jejich aktualizace. Sleduje a ukazuje výkon prodejen v porovnání s nastavenými plány, což managementu usnadňuje řízení a hodnocení výkonu každé z nich. Pro rychlou reakci přítomných pracovníků na urgentní pokyny je modul komunikace integrován s SMS bránou.

„Od začátku jsme věděli, že chceme vybudovat oba portály podle nejmodernějších trendů, a to jak z hlediska uživatelské zkušenosti, tak i technologického řešení. Cloudové řešení, které jsme díky spolupráci se společností Cleverlance implementovali, plně vyhovuje nárokům, které jsme od Enterprise informačního systému očekávali. Jsme rádi, že můžeme těžit ze synergií s dalšími produkty ze světa Microsoft 365, které již delší dobu využíváme. Naši uživatelé velmi oceňují rychlost, se kterou mohou dohledat potřebné informace, a skutečnost, že jsou jim tyto údaje vždy po ruce i z mobilních zařízení – kdekoliv a kdykoliv je potřebují.“

Tomáš Regner
IT Project Manager ve společnosti Albert