Loading...

Již žádný papír!

Profil projektu
 
Zákazník:
Linaset, a. s.
Odvětví:
Automobilový průmysl
Země:
Česká republika
Cíle:
Digitalizace celého životního cyklu faktur
Použité technologie:
IBM Datacap, MS SharePoint, Nintex Workflow

Když člověk vynalezl papír, nemohl tušit, že na něm budeme ještě o tisíce let později v našich moderních kancelářích pořád závislí. Kromě zefektivnění procesů a šetření nákladů je digitalizace papírového hospodářství i krokem k zodpovědnému přístupu k našemu životnímu prostředí. Už ale existují mnohé společnosti, které se rozhodly zbavit se úplně nebo alespoň částečně papírové zátěže.

Ovládněte papír

Takovou společností je i Linaset, česká firma, která již více než 55 let vyrábí vysoce jakostní technické výlisky, vstřikovací formy pro zpracování termoplastů a termosetů a kompletuje konstrukční sestavy, finální výrobky a domácí spotřebiče.

Rozvoj podnikání a neustále se zrychlující doba přinesly společnosti nárůst papírových dokumentů, který se stával neudržitelným, a proto sáhla po kompletním digitalizačním řešení, které pokrylo celý životní cyklus dokumentu od jeho naskenování až po jeho uložení.

Průběh digitalizace faktur

Ve spolupráci se společností AUTOCONT byla do firmy nainstalována digitalizační linka, která převádí papírové dokumenty do elektronické podoby. Digitalizace funguje na technologii IBM Datacap, která pomáhá automatizovat jednotlivé kroky procesu zpracování dokumentů. Systém využívá algoritmus, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů se zvyšuje množství automaticky vytěžených metadat a snižuje se potřeba uživatelských zásahů.

Celý proces začíná u přijetí dokumentu (faktury). V případě elektronické faktury je dokument zaslán jako příloha e-mailu do určené e-mailové schránky, odkud je pomocí komponenty AC Importer automaticky importován do systému. Papírové faktury jsou doručeny na skenovací pracoviště, kde obsluha provede nezbytné kroky k bezproblémovému skenování (odstranění sponek, kontrola posloupnosti dokumentů apod.). Dokumenty jsou naskenovány do systému, kde jsou automaticky zařazeny do fronty pro automatické rozpoznání a zpracování. Dokument je zde identifikován na základě validačních pravidel a databází IČ. Následně dochází k exportu dokumentu do úložiště MS SharePoint.

Systém ověřen empirickými daty

Po zavedení systému digitalizace uskutečnila společnost Linaset několik měření přínosů a jejich výsledky jsou skutečně pozitivní, což potvrzuje správnost rozhodnutí digitalizaci provést.

Přínosy

Automatizace procesu zpracování dokumentů

Eliminace manuálního zadávání dat

Zkrácení doby pro zpracování dokumentů

Zvýšení kvality vstupních dat

Snížení personálních nákladů

Jednotný proces zpracování dokumentů

Větší dostupnost digitalizovaných dokumentů a vytěžených metadat

Důvěryhodná archivace dokumentů

Snadné sdílení a publikování informací

Rychlejší nalezení obsahu

Jiří Zaoral
vedoucí odboru informací (IT) Linaset a.s.
„Zavedení digitalizace oběhu faktur vedlo ke zvýšení produktivity práce. Nový systém pomocí zefektivnění procesů pomáhá účetním zvládat hodně práce s ještě větší přesností a nižší chybovostí, jako když se všechno dělalo manuálně. To nám v konečném důsledku pomohlo snížit provozní náklady.“